Regler för upphandling
För att på bästa sätt ta tillvara konkurrensen på marknaden och hushålla med skattemedlen måste offentliga myndigheter följa vissa bestämmelser vid inköp av varor och tjänster. Det framgår av reglerna för offentlig upphandling.
När vi som kommun upphandlar varor eller tjänster så gör vi det genom att begära in anbud. När upphandlingen är avslutad så utvärderas sedan anbuden objektivt och uppdraget tilldelas den för oss mest lämpliga leverantören, utan påverkan av personliga relationer och/eller värderingar. Priset styr ofta en stor del av upphandlingen, men är inte det enda som avgör. Genom att genomföra upphandlingar använder vi också vår storlek och kan pressa priserna, och på så sätt maximera kommunens skattemedel.
Upphandlingarna regleras av upphandlingslagarna samt den kommunala inköps- och upphandlingspolicyn. Det är kommunrevisionen samt Konkurrensverket som ser till att upphandlingarna går rätt till.
Anbud får lämnas av alla företag vid öppen upphandling och förenklad upphandling. Vid förhandlad, urvals- och selektiv upphandling kan alla ansöka om att få lämna anbud. Efter en kvalificeringsprocess bjuds ett antal anbudsgivare in att lämna anbud.
Vid så kallad direktupphandling kan kommunen vända sig direkt till en eller flera leverantörer och ta in anbud, alternativt beställa direkt. Beloppsgränsen för detta hittar du på Upphandlingsmyndigheten.
Länk till upphandlingsmyndigheten
Länk till annan webbplats.
Leverantörerna kvalificeras enligt de krav som ställs i upphandlingsdokumenten. Därutöver kontrolleras att alla krav på varan/tjänsten är uppfyllda. Utvärderingskriterierna bedöms och poängsätts efter de normer som står angivna i upphandlingsdokumenten.
Anbudgivaren ska uppfylla alla ska-krav i upphandlingsdokumenten för att vara kvalificerad och gå vidare i utvärderingen. Vissa upphandlingar kan avslutas med en förhandling.
Verksamheterna bestämmer och beskriver vad som ska upphandlas, medan upphandlingsenheten bestämmer hur upphandlingen ska gå till. Det är kommunerna själva som kan sin verksamhet och vet sina behov bäst, och står därför för "expertkunskapen" när kraven på varan/tjänsten (kravspecifikationen) ska formuleras. Upphandlarens roll är att agera projektledare samt ansvara för att upphandlingen genomförs på ett affärsmässigt sätt och enligt (LOU).
Kommunen utser till varje upphandling en referensgrupp som har till uppgift att bestämma vilka krav som ska finnas på varan/tjänsten, exempelvis storlek, smak, färg, kvalitet, antal, på vilket sätt och så vidare. Denna grupp är kommunens förlängda arm i arbetet med upphandlingen och ska representera kommunen. Medlemmarna i gruppen har även till uppgift att förankra arbetet i den egna kommunen, samt att fatta beslut gällande kravspecifikation och utvärderingskriterier.
Upphandlingsprocessen
Beslut om inköp/upphandling kan ske på två sätt:
Ramavtal
- Kommunerna beslutar att ett ramavtal ska upphandlas för att täcka ett behov av varor som köps ofta exempelvis. kontorsmaterial, livsmedel och så vidare. Då bjuder upphandlingsenheten in till en upphandling och kommunerna utser deltagarna i referensgruppen.
Objektspecifik upphandling
- Om en kommun behöver köpa in någonting speciellt, som inte köps ofta, exempelvis en ismaskin till ishallen, en tankbil till brandkåren eller liknande, så tar kommunen kontakt med upphandlingsenheten och tillsammans genomförs upphandlingen.
Annonsering
Upphandlingsenheten annonserar alla upphandlingar via vårt upphandlingsverktyg Mercell Tendsign Länk till annan webbplats.. Här kan eventuella anbudsgivare hämta hem upphandlingsdokumenten för att se om det kan vara intressant att lämna in ett anbud.
Frågor och svar
Under upphandlingstiden kan leverantörer/anbudsgivare ställa frågor via Mercell Tendsign.
Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. Förtydliganden, informationsmeddelanden med mera sker också via Mercell Tendsign.
Sista dag att lämna anbud
Vid varje upphandling anges en sista dag att lämna anbud. Efter denna dag kan anbudsgivare inte lämna in några anbud.
Utvärdering
När anbuden har öppnats prövas alla inkomna anbud. Då undersöks om anbudet lever upp till alla ska-krav som har ställts i upphandlingsdokumenten. De anbud som uppfyller krav på leverantören, krav på upphandlingens föremål (kravspecifikation) och är utan hinder att delta med hänvisning till LOU 13 kap 1, 2 och 3 §, går vidare till anbudsutvärdering. Utvärderingen ska ske som det är beskrivet i upphandlingsdokumenten.
Tilldelningsbeslut
När anbudsprövning och utvärderingen är avslutad så fattas ett beslut om vinnande anbud och ett så kallat tilldelningsmeddelande skickas till samtliga anbudsgivare som har lämnat anbud.
Avtalstecknande
Från det datum då tilldelningsmeddelandet skickas finns det en tidsfrist på minst tio dagar då avtal inte får tecknas. Detta är för att leverantörer ska ges möjlighet att gå igenom resultatet av upphandlingen. Tycker man som leverantör att någon felaktighet har begåtts har man möjlighet att ansöka en överprövning hos Förvaltningsrätten.
Kom ihåg!
Offentlig upphandling finns till för att:
- Främja kostnadseffektivt användande av skattemedel
- Främja fri rörlighet inom EU
- Undanröja ageranden som begränsar konkurrens
- Underlätta för företag att göra affärer med offentlig sektor
- Se till att det företag som säljer de efterfrågade varorna, tjänsterna eller entreprenaderna till de mest förmånliga villkoren vinner